Trình tự thủ tục thành lập hợp tác xã được quy định tại Luật hợp tác xã năm 2012, thông thường khi thành lập hợp tác xã cần trải qua các bước sau đây:
Bước 1 Xác định nhu cầu hợp tác:
Đây là bước đầu và cũng là vấn đề cốt lõi quan trọng, xuyên suốt quá trình phát triển của hợp tác xã. Ở bước này các thành viên của hợp tác xã cần xác định được các vấn đề sau:
- Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh cần hợp tác.
- Khả năng của hợp tác xã, phân tích thuận lợi khó khăn khi hoạt động.
- Xác định đối tác cùng hợp tác kinh doanh.
- Chính sách, phương án hỗ trợ của cấp chính quyền địa phương.
Sau khi xác định được những yếu tố này, việc thành lập hợp tác xã sẽ trở nên có phương hướng và mục tiêu rõ ràng hơn.
Bước 2 Sáng lập và làm công tác vận động thành lập hợp tác xã:
Nhiệm vụ 1: Tìm sáng lập viên
Sáng lập viên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với HTX, là cá nhân, hộ gia đình hoặc pháp nhân khởi xướng việc thành lập HTX và tham gia HTX.
Sáng lập viên phải là người có ý tưởng hình thành việc hợp tác, có hiểu biết về Luật và tổ chức HTX, có nhiệt tình, uy tín, khả năng, hiểu biết về những vấn đề mà HTX dự định sản xuất kinh doanh dịch vụ, có khả năng đề xướng các chương trình và lập kế hoạch hoạt động của HTX.
Nhiệm vụ 2: Xây dựng dự thảo Điều lệ HTX
Sáng lập viên xây dựng Điều lệ hợp tác xã theo quy định tại Điều 21 Luật Hợp tác xã năm 2012.
Nhiệm vụ 3: Xây dựng dự thảo phương hướng sản xuất kinh doanh dịch vụ của HTX
Nhiệm vụ 4: Xác lập danh sách những người có nhu cầu tham gia HTX
Nhiệm vụ 5: Lấy ý kiến đóng góp của dân (những người sẽ là thành viên) về dự thảo Điều lệ và Phương hướng sản xuất kinh doanh dịch vụ của HTX.
Nhiệm vụ 6: Họp bàn cơ cấu tổ chức HTX, đề cử các chức danh Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Trưởng Ban Kiểm soát hoặc kiểm soát viên.
- Hội đồng quản trị hợp tác xã: Là cơ quan quản lý hợp tác xã do hội nghị thành lập hoặc đại hội thành viên bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo thể thức bỏ phiếu kín. Hội đồng quản trị gồm chủ tịch và thành viên, số lượng thành viên hội đồng quản trị do điều lệ quy định nhưng tối thiểu là 03 người, tối đa là 15 người. Nhiệm kỳ của hội đồng quản trị do điều lệ quy định, nhưng tối thiểu là 02 năm, tối đa là 05 năm.
- Giám đốc: Là người điều hành hoạt động của hợp tác xã.
- Ban kiểm soát, kiểm soát viên: Hoạt động độc lập, kiểm tra và giám sát hoạt động của hợp tác xã theo quy định của pháp luật và điều lệ. Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số thành viên theo thể thức bỏ phiếu kín. Số lượng thành viên ban kiểm soát do đại hội thành viên quyết định nhưng không quá 07 người. Hợp tác xã có từ 30 thành viên trở lên phải bầu ban kiểm soát. Đối với hợp tác xã có dưới 30 thành viên việc thành lập ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do điều lệ quy định. Trưởng ban kiểm soát do đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số các thành viên ban kiểm soát; nhiệm kỳ của ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên theo nhiệm kỳ của hội đồng quản trị.
Bước 3 Tổ chức hội nghị thành lập hợp tác xã:
Hội nghị thành lập HTX do sáng lập viên tổ chức.
Thành phần: sáng lập viên là cá nhân, người đại diện hợp pháp của sáng lập viên; người đại diện hợp pháp của hộ gia đình, pháp nhân và cá nhân khác có nguyện vọng gia nhập HTX.
Khách mời: đại diện Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã, huyện, đại diện sở, phòng, ban chức năng, Liên minh HTX tỉnh Tiền Giang…
Nội dung chính:
- Thông qua dự thảo Điều lệ (xây dựng theo Điều 21 Luật HTX năm 2012).
- Thông qua Phương án sản xuất kinh doanh (Phụ lục I-2 – Thông tư 07/2019/TT-BKHĐT ngày 08/04/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
- Thông qua danh sách thành viên (Phụ lục I-3 – Thông tư 07/2019/TT-BKHĐT ngày 08/04/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
- Bầu cử hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, trưởng ban kiểm soát (Phụ lục I-4 – Thông tư 07/2019/TT-BKHĐT ngày 08/04/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
- Thông qua nghị quyết hội nghị thành lập HTX.
Bước 4 Đăng ký thành lập hợp tác xã:
- Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập hợp tác xã là Phòng Tài chính - Kế hoạch cấp quận huyện nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính.
- Hồ sơ đăng ký thành lập hợp tác xã gồm 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
+ Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã (Phụ lục I-4 – Thông tư 07/2019/TT-BKHĐT ngày 08/04/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
+ Điều lệ của hợp tác xã.
+ Phương án sản xuất kinh doanh.
+ Danh sách thành viên của hợp tác xã.
+ Danh sách các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên của hợp tác xã.
+ Nghị quyết của Hội nghị thành lập về những nội dung đã được biểu quyết thông qua trong hội nghị.
Người đại điện hợp pháp của hợp tác xã phải kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác các nội dung quy định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung đã kê khai trong hồ sơ.
Thời hạn giải quyết để Cấp giấy chứng nhận đăng ký là trong 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền từ chối cấp giấy chứng nhận phải trả lời bằng văn bản cho người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do tại sao không cấp.
